Foi publicado na OA1 n.º 24, de 08/06/05, o Despacho do Almirante Chefe de Estado-Maior da Armada n.º 34/05, de 1 de Junho, o qual estabelece as normas transitórias que permitem preservar a documentação de valor administrativo, técnico, probatório e histórico da Marinha e determinam a imediata transferência para o Arquivo Central da Biblioteca Central da Marinha de toda a documentação dos arquivos correntes, cuja utilidade administrativa tenha cessado.


------- Despacho do Almirante Chefe do Estado-Maior da Armada, nº 34/05, de 1 de Junho:

Considerando que a preservação da documentação produzida e recebida na Marinha se reveste de importância fulcral, tanto do ponto vista administrativo e técnico, como probatório e histórico;

Considerando que actualmente não existem normas de enquadramento do problema no que se refere à gestão de documentos nos aspectos da sua avaliação, selecção, transferência ou eliminação;

Considerando ainda que se encontram em preparação, no âmbito do Grupo de Trabalho para a Arquivística da Marinha, as normas necessárias à resolução das questões enunciadas, mas cuja concretização está demorada por falta de meios e capacidade técnica;

Tendo em conta a necessidade de pôr em funcionamento o circuito de preservação documental de documentação de valor administrativo, técnico, probatório e histórico, e que estão reunidas as condições para que a Biblioteca Central da Marinha - Arquivo Central se encarregue da recepção, guarda e conservação dessa documentação;

Determino:

         1. Que todos os arquivos de documentação pertencentes a unidades já abatidas ou desactivadas, e que passaram a estar à guarda dos comandos superiores ou das direcções responsáveis, sejam imediatamente transferidos para o Arquivo Central da Biblioteca Central da Marinha. 

         2. Que toda a documentação dos arquivos correntes, incluindo a documentação classificada, dos Comandos, Estabelecimentos, Órgãos e Serviços da Marinha, cuja utilidade administrativa tenha cessado, sejam remetidos ao Arquivo Central da Biblioteca Central da Marinha. Como regra a documentação do arquivo corrente não deverá permanecer junto dos serviços de origem para além de quinze anos, excepto os casos especiais previstos na lei ou devidamente justificados.

         3. Sempre que uma unidade seja profundamente reorganizada, desarmada, abatida ou desactivada, os seus arquivos serão transferidos e incorporados no Arquivo Central da Biblioteca Central da Marinha. 

         4. Que na documentação a enviar ao Arquivo Central da Biblioteca Central da Marinha seja efectuada uma triagem prévia, de modo a serem retirados os documentos sem valor arquivístico, nomeadamente Diários da República, Ordens da Armada e das Repartições da DSP, Balancetes, Recibos, Guias, Requisições, Livros de Entrada e Saída de Material, Mapas de Abono, etc.

         5. Em relação à documentação classificada com interesse histórico reconhecido, deverão ser seguidos os procedimentos previstos no SEGMIL 1, sujeitando os documentos a um processo de revisão da sua classificação, com vista à sua baixa de classificação ou desclassificação, antes da sua transferência.

         6. Que as entregas da documentação a que se referem os números 1 e 2 sejam sempre acompanhadas de uma relação ou guia de remessa onde se indicará: a tipologia documental, quantidade das unidades de instalação (caixas, pastas, atados, livros, etc.) e datas limite. 

        7. Que as unidades, estabelecimentos e órgãos deverão acordar com o Arquivo Central a data mais conveniente para a entrega da documentação.

        8. Que, em caso de necessidade, qualquer unidade, estabelecimento ou órgão poderá consultar a documentação transferida para o Arquivo Central, procedendo à recolha de dados ou efectuando cópias dos documentos. 

        9.  Que a Biblioteca Central da Marinha, através do seu Arquivo Central, seja considerada como entidade primariamente responsável, de modo a orientar o cumprimento deste despacho e a responder às dúvidas que possam surgir, podendo elaborar circulares para efeitos da sua execução.