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Gestão de Documentos da Marinha
Adezanove de Agosto de 2010 foi regulamento de conservação arquivística. além da PGD, reside toda a outra informa-
assinada em Lisboa a Portaria de Posteriormente, dada a natureza especializa- ção relativa à doutrina arquivística, nomea-
Gestão de Documentos da Marinha da dos trabalhos a desenvolver e a escassez damente o Plano de Classificação de Docu-
(PGD), pelo Ministro da Defesa Nacional de recursos humanos, foi decidido superior- mentos da Marinha e o Manual de Gestão de
e dos Assuntos do Mar e pela Ministra da mente proceder ao outsourcing de serviços Documentos.
Cultura, Organismos tutelares da Marinha e de consultoria arquivística e documental, re-
da Direcção-Geral dos Arquivos Nacionais, correndo a uma empresa especializada para No respeitante à aplicação da PGD na
respectivamente. coadjuvar a acção do GTARM. Marinha, prevê-se a criação de um Gabi-
nete de Apoio aos Arquivos Correntes, no
Agora que foi publicado em Diário da Em 2007 foi lançado o concurso público âmbito do CDIACM, que além de esclarecer
República, este diploma legal vai passar a para realização do Projecto de PGD, de um duvidas, apoiará as U/E/O na elaboração
definir os prazos de conservação de todos os Plano de Classificação (antigo “Arquivo de da burocracia inerente à PGD e avaliará as
documentos produzidos e recebidos pelas Marinha”) e de um Manual de Gestão de significativas massas documentais existen-
U/E/O nas fases activas (arquivo corrente), Documentos. tes, produzidas e recebidas anteriormente à
semi-activas (arquivo in-
termédio), bem como o seu A empresa seleccionada elaborou os re- data da entrada em vigor da
destino final (eliminação ou feridos instrumentos arquivísticos em cerca Portaria. Prevê-se, também,
transferência para o arquivo de 2 anos, com o apoio do Grupo de Ligação a criação de um curso es-
histórico). adstrito ao GTARM, e a colaboração próxi- pecífico a ser ministrado no
ma do ex - Arquivo Central, actual CDIA- âmbito do SFPM.
De igual modo, a Porta- CM e da Biblioteca Central da Marinha – Ar-
ria regulamentará os proce- quivo Histórico. Ainda relativamente à
dimentos para a eliminação aplicação da PGD na Ma-
dos documentos sem valor A PGD é constituída por um Regula- rinha, o sistema de Gestão
administrativo ou histórico, mento de Conservação do qual consta uma Documental da Marinha
bem como os procedimen- Tabela de Selecção, um modelo de Auto de (CLIP) já tem embebido o
tos para a remessa de docu- Entrega, um modelo de Guia de Remessa Plano de Classificação de
mentos entre as U/E/O e o de Documentos, e um modelo de Auto de Documentos, prevendo-se
Centro de Documentação, Eliminação. que numa fase evolutiva
Informação e Arquivo Cen- inclua a Tabela de Selecção
tral da Marinha (CDIACM), As vantagens que este diploma trará à de Documentos e um mó-
e entre este e o Arquivo His- Marinha consubstanciam-se na normali- dulo de arquivo intermédio
tórico da Biblioteca Central zação dos processos associados ao ciclo de e outro de arquivo histórico,
de Marinha. vida da documentação, designadamente na possibilitando a posterior
agilização da recuperação de informação, na transição de documentos
A publicação da Portaria redução da massa documental com a con- entre arquivos, de acordo
de Gestão de Documentos vem culminar sequente libertação de espaços físicos nos com os prazos e destino final previsto na
um longo processo que teve início em 2003, serviços que os produzem e na garantia da referida tabela.
ano em que foi criado através de Despacho conservação dos documentos com interesse Finalmente, e inerente à publicação da
do Almirante Chefe do Estado-Maior da histórico-cultural. PGD, existe a obrigatoriedade de ser criado
Armada, nº 22/03, de 24 de Fevereiro, um um Plano de Preservação Digital de infor-
Grupo de Trabalho para a Arquivística da A PGD pode ser acedida no Portal da mação na Marinha, a ser elaborado a médio
Marinha (GTARM), com a missão de pro- Marinha na Intranet num site sobre o Sis- prazo, e que deverá garantir a preservação,
ceder ao desenvolvimento de um sistema tema de Arquivos da Marinha onde, para fidedignidade, integridade, autenticidade,
de gestão documental, compreendendo um durabilidade e acessibilidade dos docu-
Plano de Classificação e um ante-projecto mentos em suporte electrónico com valor
de um Regulamento de Classificação Ar- arquivístico.
quivística (Projecto de Portaria de Gestão Desta forma, com a entrada em vigor
de Documentos) com a respectiva Tabela de da Portaria de Gestão de Documentos da
Selecção. Marinha, estão criadas as condições legais
para uma correcta gestão da informação, de
A concretização destas normas arqui- acordo com o ciclo de vida dos documentos,
vísticas decorria da necessidade de se dar estando o CDIACM, na qualidade de Órgão
cumprimento ao disposto no Decreto-Lei de Direcção Técnica na área da Arquivística,
nº447/88, de 10 de Dezembro (sobre Por- disponível para apoiar e esclarecer qualquer
tarias de Gestão de Documentos), e da dúvida ou questão levantada.
importância de definição de uma política
arquivística para a Marinha, consubstancia- J. Marques Correia
da através de um conjunto de medidas que 2TEN TSN
visassem a racionalização e a eficácia na ges-
tão de arquivos, dotando os seus órgãos com Catarina Martins
instrumentos adequados de trabalho, desig- 2TEN TSN
nadamente um plano de classificação e um
9REVISTA DA ARMADA • ABRIL 2011
