Page 24 - Revista da Armada
P. 24
REVISTA DA ARMADA | 504
O CDIACM
A ARQUIVÍSTICA NA MARINHA
As organizações, no decurso da sua atividade, produzem docu- da em três Divisões: A Divisão do Arquivo Intermédio (DAI), a
mentos/informação de diversos tipos, seja de apoio à deci- Divisão de Apoio aos Arquivos Correntes (DAAC) e a Divisão de
são, operacional, probatória ou qualquer outra, que necessitam Microfilmagem, Digitalização e Preservação Digital (DMDPD),
de armazenamento, seja no curto, médio ou longo prazo. dispondo de uma lotação de pessoal que compreende 12 ele-
mentos, nomeadamente 2 oficiais, 2 sargentos, 3 cabos e 5 civis.
Para o efeito de preservação da documentação/informação
existem os arquivos, que representam a memória das Organiza- Um dos primeiros desafios que se coloca ao funcionamento de
ções. um arquivo, além do correto armazenamento e da necessidade
de rápida recuperação da documentação/informação, atenden-
No caso da Marinha, o Sistema de Arquivos é constituído pelos do a que o espaço de depósito é sempre limitado, é saber quais
arquivos correntes (produtores e responsáveis pela documenta- os prazos a que os documentos devem estar sujeitos, nas várias
ção/informação em fase ativa, de curto/médio prazo) das Unida- fases de arquivo (corrente, intermédio), e qual será o posterior
des, Estabelecimentos e Órgãos (U/E/O), o arquivo intermédio destino final (eliminação ou conservação permanente/transfe-
(guarda a documentação/informação em fase semi-ativa, médio rência para o arquivo histórico).
prazo) da área de responsabilidade do Centro de Documentação
Informação e Arquivo Central da Marinha (CDIACM) que, por sua Esta situação foi perfeitamente definida na Portaria de Gestão
vez, é um organismo dependente da Superintendência das Tec- de Documentos da Marinha (PGD), nº 755/25 outubro de 2010,
nologias da Informação (STI), e o Arquivo Histórico (que salva- que engloba o Regulamento de Conservação Arquivística (RCA)
guarda e valoriza a documentação/informação em fase inativa, e a respetiva Tabela de Seleção Documental (TS), e que se apli-
de conservação permanente), organicamente dependente da ca apenas à documentação produzida a partir daquela data. No
Biblioteca Central da Marinha (BCM - AH). respeitante à documentação anterior à entrada em vigor da PGD,
para se avaliar os prazos a que os documentos devem estar vin-
Ao CDIACM, como organismo de direção técnica para a arqui- culados e o seu destino final, poderá ser efetuada a analogia com
vística na Marinha, compete “Assegurar o exercício de autorida- o normativo inserto na TS, embora este procedimento requeira
de técnica no domínio da arquivística e documentação, fixando e uma formalização com alguma complexidade junto da Direção
difundindo normas de natureza especializada, definindo as condi- Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), com vista
ções gerais e especiais da comunicação do património documen- à posterior eliminação da documentação não relevante.
tal sob a sua responsabilidade, e recorrendo preferencialmente
aos meios eletrónicos para a sua difusão”. Uma correta aplicação da Portaria de Gestão de Documentos
traz os seguintes benefícios:
Para desempenhar as suas funções, o CDIACM dispõe de ins-
talações na Antiga Fábrica Nacional da Cordoaria, onde partilha – evita a acumulação de documentos sem interesse adminis-
espaços com a BCM-AH. A sua organização interna é estrutura- trativo ou histórico, ou seja, reduz a massa documental e liberta
24 FEVEREIRO 2016
