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espaço físico nos serviços que os produzem e no arquivo inter- No entanto, os arquivos correntes ainda não dispõem de um Sis-
médio; tema de Gestão Documental, difundido por todas as U/E/O, com
os requisitos necessários para capturar toda a informação relevan-
– agiliza a recuperação de informação. Ao dispor mais facilmente te que é produzida, entre outros documentos, notas, ofícios, men-
das informações necessárias ao seu funcionamento, os organismos sagens MMHS, e-mail.
irão ganhar mais eficiência no cumprimento da sua missão;
Encontra-se em fase de avaliação a utilização de um Sistema de
– garante a preservação de documentos com interesse institu- Gestão Documental, por várias entidades da Defesa, aguardando-
cional e cria condições para que seja exercido o Direito à Memória, -se uma decisão final quanto à sua adoção.
preservando os documentos com interesse para a Marinha e para
a História Nacional. Por último, um dos maiores desafios dos arquivos digitais é ga-
rantir que “Os documentos em suporte electrónico, aos quais for
A TS contempla cerca de 1200 séries documentais(1), que com- reconhecido valor arquivístico definido na tabela de seleção, são
preendem praticamente toda a área de atividades da Marinha. A conservados nesse suporte desde que seja expressa e inequivoca-
cada série documental corresponde um código de classificação, e a mente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade,
definição do ciclo de vida dos respetivos documentos. autenticidade, durabilidade e acessibilidade”.

Outro desafio que se coloca ao Sistema de Arquivos da Marinha é Para assegurar a produção e a validação dos documentos em
garantir a preservação da documentação que, no caso da Marinha, suporte eletrónico, tendo em conta a rápida taxa de obsolescência
atendendo ao elevado número de organismos produtores de docu- tecnológica inerente à indústria das TIC, que levanta problemas
mentação/informação, é muito elevada. Esta situação implica uma críticos de preservação de informação, encontra-se em elaboração
série de ações e procedimentos, nomeadamente a sensibilização um Plano de Preservação de Informação Digital.
das U/E/O, para o seguinte;
O referido plano deverá produzir um documento estratégico
– Classificação correta dos documentos (Plano de Classificação a ser revisto periodicamente, e que conterá políticas e procedi-
de Documentos da Marinha), que é a condição essencial e básica mentos orientados para a constituição de uma estrutura técnica e
para o funcionamento de todo o Sistema de Arquivos da Marinha; organizacional, que permita preservar de forma continuada docu-
mentos de arquivo eletrónico, através de ações realizadas sobre os
– Garantir as adequadas condições de armazenamento da sua objetos digitais que os compõem.
documentação e efetuar a posterior entrega da mesma no CDIA-
CM. Colaboração do CDIACM

As questões referidas encontram-se perfeitamente endereçadas, Notas
tendo sido produzida diversa doutrina arquivística que, além de ser
difundida pelos canais habituais, encontra-se acessível no PMARIN- 1 Série documental – As séries correspondem a unidades arquivísticas constituídas
TRA, em “Recursos Informacionais – Documentação, Informação e por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi
Arquivo”. dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da
informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao
Relativamente à sensibilização das U/E/O e dos setores da Mari- exercício de uma mesma função ou atividade, dentro da mesma área de atuação.
nha é da responsabilidade da DAAC do CDIACM, cujos elementos
atuam em diversas frentes, nomeadamente na realização de ações
de formação na ETNA, na realização de sessões de divulgação junto
das diversas entidades e serviços, bem como em visitas de apoio e
ações inspetivas.

Outra questão essencial num arquivo é a referente à sua capaci-
dade de expansão, para armazenamento de documentação. Atu-
almente os arquivos estão concentrados nas instalações da Antiga
Fábrica Nacional da Cordoaria. O Arquivo Intermédio do CDIACM e
o Arquivo Histórico da Biblioteca Central da Marinha, em conjunto,
detêm para cima de 15 km lineares de documentação, tendo-se re-
cebido nos últimos anos, em média, mais de 1300 m lineares por
ano, devido a situações pontuais como a receção da documentação
do ex-AA, parte do ex-HM, do CNED, etc…

Para precaver áreas de armazenamento de documentação, en-
contram-se em fase de adaptação a arquivo duas novas salas, cuja
capacidade se afigura suficiente para acolher documentação no
curto prazo. Para o médio prazo será necessário preparar uma área
de expansão com esse objetivo.

Outro dos grandes desafios que se coloca na atualidade ao Sis-
tema de Arquivos da Marinha são os arquivos digitais, atendendo
à atual produção de documentação/informação em formato digi-
tal, pelo que se torna necessário dispor de um Sistema de Gestão
Documental que possibilite preservar e gerir a referida informação.

Atendendo às especificidades dos arquivos, quer o Arquivo Inter-
médio quer o Arquivo Histórico dispõem dos respetivos Sistemas
de Gestão Documental, cujas capacidades começam a ser explo-
radas para permitir o acesso à informação de forma remota, salva-
guardando os documentos originais.

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