Descrição do projeto:
A Marinha pretende dar continuidade ao processo de modernização e desmaterialização que se encontra em curso, de forma a otimizar o seu modelo de funcionamento, apostando claramente na desmaterialização integral dos seus procedimentos e processos e na disponibilização de um novo conceito de “Serviços online” baseado na utilização da “Plataforma RuMar+” que lhe permita disponibilizar serviços online de modo a assegurar uma fácil comunicação com os seus principais interlocutores quer estes sejam militares, quer façam parte da sociedade civil.
Considerando as medidas do Programa SIMPLEX+:
medida #59, “Apoio Social Marinha+Próximo”;
medida #60, “Estagiar na Marinha+”;
Assim será implementada uma plataforma única incorporando as iniciativas: “Apoio Social Marinha+" e “Estagiar na Marinha+".
Conscientes de que o processo de desmaterialização e modernização em curso na Marinha não se esgota nas iniciativas constantes neste projeto, a plataforma a implementar será suficientemente aberta e flexível de modo a assegurar o suporte a projetos futuros.
Complementarmente à implementação de uma nova plataforma tecnológica, para assegurar o aumento do nível de desmaterialização, a melhoria do modelo de funcionamento e da qualidade dos serviços prestados, será efetuado um levantamento e reengenharia dos processos administrativos e de negócio que são objeto deste projeto.
A “Plataforma Rumar+" será uma plataforma comum, mas vai permitir assegurar o suporte individualizado a cada uma das áreas considerados neste projeto (Ação Social e Estágios), com acessos e identidade própria para cada uma delas.
Assim, qualquer “interlocutor interno ou externo" (militar ou civil), independentemente da sua localização geográfica, desde que devidamente registado, vai ter acesso a serviços online, podendo consultar informação relativa aos pedidos solicitados de forma completamente desmaterializada.
A implementação deste projeto irá melhorar a qualidade dos serviços prestados, proporcionar melhores serviços e mais céleres em termos de prazos de resposta e simultaneamente, devido a uma menor intervenção humana, conseguir ganhos significativos associados a uma diminuição dos custos de tratamento de cada pedido.
O projeto encerra, em si mesmo, uma complexa rede de sistemas de informação e de comunicações e armazenamento de dados que excedem claramente o mero portal, constituindo-se este, apenas, na face externa de um ambicioso
back-office a funcionar de forma completamente desmaterializada.
Em termos de
back-office, a solução a implementar vai integrar com a solução de gestão documental e
workflow, atualmente em exploração na Marinha, que vai servir de suporte ao registo e arquivo de todos os pedidos que forem submetidos, assim como assegurar todo o processo de tramitação interna. Será ainda a partir dos processos que forem criados em termos da gestão documental que serão efetuadas todas as integrações com os restantes sistemas de negócio existentes (exemplos do sistema de Assistência na Doença aos Militares (ADM) do IASFA ou o Sistema de Informação de Gestão de Pessoal da Marinha).
Com o objetivo de assegurar a sua completa operacionalização e assegurar uma racionalização em termos de investimentos a efetuar, toda a solução a implementar vai ter de respeitar integralmente um conjunto de pressupostos base:
completa integração com arquitetura atual da Marinha;
ser uma solução modelar e completamente parametrizável;
integração com as diferentes plataformas que se encontram em exploração, especialmente a nível da plataforma de gestão documental existente;
assegurar mecanismos que assegurem uma completa interoperabilidade com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública (iAP), essencialmente a nível de Autenticação (Cartão do Cidadão, Chave Móvel Digital e SCAP), do acesso à Bolsa de Documentos, plataforma de SMS e para assegurar mecanismos de tramitação segura de documentos e processos com outros Organismos fora da Marinha (assim que esta funcionalidade for disponibilizada pela iAP).
O processo de mudança organizativo que será implementado com este projeto é crítico para assegurar o caminho para a prestação de serviços de excelência que foi traçado como objetivo pela Marinha.
Descrição da medida “Apoio Social Marinha+Próximo”:
Desmaterialização das interações que envolvem a Direção de Apoio Social (DAS) da Marinha, os utentes dos respetivos serviços e as demais entidades com que esta Direção interage, procedendo-se à transformação digital dos seus processos administrativos através do desenvolvimento e implementação do Sistema de Informação do Apoio Social da Marinha (SIASM).
O SIASM irá disponibilizar serviços de atendimento online aos utentes da DAS [alinhado com a medida "Disponibilização de serviços junto dos seus utentes, como o balcão «Esteja onde estiver», que visa disponibilizar serviços públicos junto dos cidadãos seniores, dando prioridade aos serviços respeitantes à Segurança Social, pensões e apoios sociais", (Programa do XXI GC, 2015)], incluindo os serviços relacionados com a ADM para os respetivos beneficiários (militares, militarizados e respetivos familiares), gerida pelo Instituto de Ação Social das Forças Armadas (IASFA), e os serviços sociais disponibilizados pela Marinha aos seus militares, militarizados e funcionários civis e respetivas famílias. Para os utentes da DAS com dificuldade de adaptação às tecnologias de informação, serão criados balcões únicos de atendimento presencial, os quais, para além de garantirem esse atendimento, fomentando, de forma pedagógica, a futura utilização do balcão online por parte desses mesmos utentes, contribuindo-se desta forma para uma maior inclusão dos mesmos na sociedade da informação.
O Sistema incluirá todos os fluxos de trabalho em
Back Office, de forma desmaterializada e com maior eficiência, contribuindo para a redução do consumo de papel, para a celeridade dos processos e para a flexibilidade dos postos de trabalho.
O SIASM congregará, num único ambiente de trabalho e de atendimento, diversas ferramentas e fontes de informação existentes ou a criar, designadamente: a gestão documental e serviços conexos, os sistemas de gestão de recursos humanos da Marinha, ou ainda, o sistema de gestão do IASFA-ADM.
Contempla ainda a utilização de alguns serviços disponibilizados pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA), tais como: a autenticação com o Cartão de Cidadão e Chave Móvel Digital (CMD), o recurso à bolsa de documentos e a utilização iAP, sempre que aplicável.
Descrição da medida “Estagiar na Marinha+”:
Construção do Sistema de Informação de Gestão para os Estágios na Marinha (SIGEM) que irá concretizar a transformação digital do atual processo de candidatura e gestão de estágios que a Marinha disponibiliza aos jovens em diferentes níveis de educação (desde o ensino secundário ou profissional, até aos níveis de licenciatura ou mestrados), visando conferir-lhes uma experiência profissional rica e exigente, numa organização multissecular, capacitando-os para integrar o mercado de trabalho ou promovendo a evolução para novos níveis de conhecimento.
O SIGEM concentrará numa única plataforma digital todas as fases do processo: o planeamento, a divulgação, as candidaturas, a seleção, a integração, o acompanhamento, a avaliação e o encerramento.
Este sistema comportará uma componente de comunicação e interação externa, permitindo a divulgação e apresentação de candidaturas online, quer pelos candidatos a estagiários, quer pelas entidades formadoras, permitindo ainda o acompanhamento dos respetivos processos e decurso dos estágios, bem como a obtenção de forma desmaterializada dos respetivos certificados de frequência dos estágios concluídos com sucesso.
Na vertente interna, serão desmaterializados os processos relacionados com os estágios, com diferentes níveis de intervenção e atuação por parte das unidades envolvidas, disponibilizando ainda, indicadores de gestão e de apoio à decisão.
Contempla ainda a utilização de alguns serviços disponibilizados pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA), tais como: a autenticação com o Cartão de Cidadão e Chave Móvel Digital (CMD), o recurso à bolsa de documentos e a utilização da plataforma de interoperabilidade da Administração Pública (iAP), sempre que aplicável.
Objetivos e resultados gerais:
Proceder à transformação digital da Marinha e à qualificação da prestação do serviço público;
Melhorar o desempenho e a capacidade de resposta da Marinha às necessidades dos cidadãos e das entidades;
Alterar o modelo e os canais de oferta dos serviços da Marinha, visando a redução dos custos de contexto e das complexidades dos procedimentos legislativos e administrativos, ultrapassando barreiras regulamentares;
Transformar os processos operacionais da Marinha indo ao encontro do Programa Nacional de Reformas (PNR), da Estratégia TIC 2020: Estratégia para a transformação digital na Administração Pública, e do Programa SIMPLEX+, tendo em atenção os cinco princípios a ele ligados:
princípio do utilizador do serviço público;
princípio da concentração num único ponto de contacto;
princípio da colaboração e partilha entre os diferentes níveis da administração pública;
princípio da Administração Aberta;
princípio da interoperabilidade e aproveitamento de sistemas de informação já existentes;
Aumentar a eficiência dos serviços administrativos através da transformação digital dos respetivos processos;
Edificar a interoperabilidade entre os sistemas da Administração Pública de modo a facilitar o contacto entre o cidadão e a administração e diminuir a tramitação burocrática;
Concretizar o "(...) princípio fundamental de que o cidadão e as empresas não têm que fornecer documentos ou repetir informação já disponibilizada a qualquer serviço da administração." (Programa do XXI GC, 2015);
Disponibilização eletrónica de serviços no Balcão do Empreendedor e no Portal do Cidadão;
Potenciar a adesão aos serviços digitais por parte dos cidadãos e das entidades através da Plataforma RuMar+;
Atualização tecnológica das interfaces com os clientes Marinha, cidadãos e entidades que, para além de uma maior interação e de um design mais apelativo, irão proporcionar uma eficácia e uma maior rapidez de resposta;
Integrar os sistemas de informação de Gestão de Pessoal e de Gestão Documental de modo a aumentar a eficiência e minimizar erros decorrentes do processamento humano;
Disponibilizar os serviços da DAS online de modo a tornar desnecessária a deslocação dos utentes às instalações da DAS;
Edificar um processo de planeamento e gestão planeamento de estágios interno mais célere, dinâmico e efetivo, completamente desmaterializado;
Aumentar a divulgação da oferta de estágios por parte da Marinha;
Disponibilizar um serviço de apresentação de candidaturas a estágios online, simples, amigável e orientado;
Transformar digitalmente os processos internos de seleção e acompanhamento dos estágios, com ganhos de eficiência, eficácia e celeridade;
Integrar diferentes sistemas em utilização ou a desenvolver na Marinha, designadamente, a gestão documental, a comunicação digital externa e interna e os sistemas de informação afetos à formação e gestão do pessoal;
Promover a realização de estágios de forma descentralizada e fora da área metropolitana de Lisboa, onde a Marinha e AMN estiverem presentes.
Estes objetivos concretizam-se na implementação das três Medidas Simplex+ da Marinha, incluídas neste projeto:
Objetivos e resultados internos à Marinha:
Reduzir os custos de contexto e aumentar a eficácia e eficiência com a simplificação e desmaterialização de processos internos à organização:
Com pessoal, dada a melhoria dos níveis de conhecimento e usabilidade de novas ferramentas de trabalho;
Com consumos intermédios, em resultado da desmaterialização dos processos.
Aumentar a qualidade e eficácia no desempenho dos recursos humanos decorrente do upgrade na organização dos sistemas de gestão documental, ligados à implementação das duas medidas SIMPLEX+ 2018 da Marinha (#59; #60) que conduzem à redução do tempo de trabalho consumido nos diferentes processos;
Aumentar a qualidade e eficácia no desempenho dos recursos humanos decorrente da capacitação dos serviços e dos recursos humanos da DAS;
Melhorar os níveis de produtividade: através da incorporação de novos conhecimentos na utilização de novas tecnologias com a consequente motivação dos colaboradores (fator determinante para a melhoria dos níveis de produtividade);
Ir ao encontro dos princípios preconizados pelo Plano Nacional de Reformas, pelo SIMPLEX+ e pela Estratégia TIC 2020.
Objetivos e resultados internos aos outros parceiros da Administração Pública:
O upgrade do Sistema de Gestão Documental e de Processos na Marinha, irá permitir a desmaterialização de processos, a uniformização dos canais de informação e a partilha de dados com os diferentes organismos da administração pública;
Reduzir os custos de contexto e promover ganhos de eficácia e eficiência resultantes da disponibilização de um canal de ligação às entidades públicas que interagem com a Marinha e/ou a quem esta presta serviços;
Otimizar e partilhar serviços desmaterializados da Marinha com os outros serviços públicos, nomeadamente com serviços sociais das Forças Armadas Portuguesas, através da iAP.
Cofinanciado por:
